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Archiv für das Artikel-Schlagwort: "Outlook"

Mit erschrecken musste ich letzter Zeit immer wieder feststellen, wie unvorsichtig die Funktion “CC” eingesetzt wird! Die meisten Sünder sind aber auch Vertriebler, die ihren Kundenkreis über Neuigkeiten informieren möchten und nicht die Serienmail-Funktion von z. B. Word nutzen, die wenigstens eine E-Mail nach der anderen verschickt, sondern kopieren einfach alle E-Mail-Adressen im CC-Feld und somit die E-Mail samt Empfänger-Adressen für alle sichtbar versenden! Das ist natürlich datenschutzrechtlich eine reine Katastrophe, denn sie geben damit die E-Mail-Adressen gleichzeitig an alle Empfänger weiter und das darf nicht sein! Man sollte wenigstens das BCC-Feld nehmen, damit die E-Mail-Adressen nicht sichtbar sind!

So kann man Serien-E-Mails aus Microsoft-Word 2007 heraus verschicken (2003 funktioniert ähnlich):
Senden von personalisierten E-Mail-Nachrichten an die E-Mail-Adressliste mithilfe des Seriendrucks

Lotus Notes und Outlook reagieren unterschiedlich auf:

• Aufzählungsangaben in HTML: <ul> und <ol>
• Ausrichtung von Grafiken: .<…align=”middle”…>

Outlook 2007

Während Lotus Notes auch in Version 7 align=”middle” akzeptiert, wird diese Angabe von Outlook 2007 ignoriert! So kann man z. B. einen Download-Link nicht an einem PDF-Icon vertikal zentriert ausrichten!

Lösung:
Link und Grafik in einer Tabelle mit zwei Spalten packen und die Spalten (<td>) mit valign=”middle” versehen. So kann man sicherstellen, dass der Text immer vertikal zentriert an Grafik ausgerichtet ist.

Lotus Notes

Aufzählungen im Text sind nichts Besonderes. Das stimmt nicht ganz, wenn man mit Lotus Notes zutun hat! Zwar klappt es mit der Aufzählung jedoch die Absätze oberhalb und unterhalb der Aufzählung haben keinen Zeilenabstand zur Aufzählung selbst. So kleben sie buchstäblich aneinander!

Aufzählung in Lotus Notes

Auch ein line break <br /> hilft da nicht viel, da man damit den Abstand in anderen E-Mail Clients um eine weitere Zeile vergrößert.

Lösung:
Wieder mal hilft hier die Tabellen-Struktur. Einfach die Aufzählungen in einer Tabelle packen, <li>’s ohne <ul></ul> bzw. <ol></ol> angeben und jeweils in Absätzen oben und unten einen Zeilenabstand mit <br /> einfügen:

Absatz oben…<br />
<table>
<tr>
<td>
<li>Aufzählung 1</li>
<li>Aufzählung 2</li>
<li>Aufzählung 3</li>
</td>
</tr>
</table>
<br />Absatz unten…

Das funktioniert in Outlook 2007, Lotus Notes und auch in anderen E-Mail Clients.

Diese Angaben werden gerne und oft vergessen und das führt zu einem Design-Bruch in HTML-E-Mails. Die Webmailer sind da resistenter jedoch bei Outlook und Lotus Notes können die fehlenden Angaben zum Darstellungsfehler führen:

Breiten- und Höhen-Angaben für Bilder
Die fehlenden Angaben führen dazu, dass die Clients mit der Voreinstellung “Bilder in HTML-E-Mails nicht direkt anzeigen” die Dimensionen der Grafiken nicht berechnen können und somit wird an dieser Stelle den Platzhalter (mit dem bekannten, roten X) für das geblockte Bild über die gesamte Breite des Fensters gezogen. So wird aus einer Newsletter-Breite von z. B. 700px eine von sagen wir mal 1000px und das kann fatale Folgen für das Design haben. Auch die Höhen-Angaben sind wichtig, damit bei geblockten Grafiken die Formatierung des Newsletters bestehen bleibet!

Fehlende Breiten- und Höhen-Angaben für Spalten “<td>”
Dass die Breiten-Angaben nicht fehlen dürfen und für die richtige Aufteilung der Spalten wichtig sind, ist klar. Anders sieht es jedoch mit den Höhen-Angaben aus. Während Outlook und Webmailer die Höhen-Angaben für <td> akzeptieren, werden diese von Lotus Notes bis Version 7 ignoriert! Das kann dazuführen, dass die verschiedenen Bereiche des Newsletters, welche in mehreren Zeilen unterteilt sind, aneinander kleben. Auch wenn ich ungern transparente GIFs als Abstandhalter sehe, sind diese unentbehrlich, wenn mann die Formatierung in Lotus Notes beibehalten möchte!

Microsoft hat auf Office Online eine Liste mit Schlüsselwörtern veröffentlicht, auf die der Outlook Junk-Filter reagiert. Soweit wie möglich, sollten Sie diese Wörter in Ihren E-Mails und Newsletter vermeiden. Die Liste zeigt, nach welchen Wörtern und vor allem wo genau gesucht wird:

Filter für Junk-E-Mail:
Die ersten 8 Zeichen von Von sind Ziffern
Betreff mit “Werbung”
Textkörper mit “Geld zurück”
Textkörper mit “Karten akzeptiert”
Textkörper mit “Anweisungen zum Entfernen”
Textkörper mit “Extraeinkommen”
Betreff mit “!” UND Betreff mit “$”
Betreff mit “!” UND Betreff mit “kostenlos”
Textkörper mit “.000″ UND Textkörper mit “!!” UND Textkörper mit “$”
Textkörper mit “Lieber Freund”
Textkörper mit “kostenlos?”
Textkörper mit “kostenlos!”
Textkörper mit “Garantie” UND (Textkörper mit “Zufriedenheit” ODER Textkörper mit “absolut”)
Textkörper mit “Weitere Informationen” UND Textkörper mit “besuchen” UND Textkörper mit “$”
Textkörper mit “WERBEAKTION”
Textkörper mit “einmalige Mail”
Betreff mit “$$”
Textkörper mit ”
Textkörper mit “bestellen Sie heute”
Textkörper mit “bestellen Sie jetzt!”
Textkörper mit “Geld-zurück-Garantie”
Textkörper mit “100% zufrieden”
An mit “Freund@”
An mit “öffentlich@”
An mit “Erfolg@”
Von mit “Vertrieb@”
Von mit “Erfolg.”
Von mit “Erfolg@”
Von mit “mail@”
Von mit “@öffentlich”
Von mit “@savvy”
Von mit “Profit@”
Von mit “hallo@”
Textkörper mit ” mlm”
Textkörper mit “@mlm”
Textkörper mit “///////////////”
Textkörper mit “per Scheck oder Überweisung”

Filter für nicht jugendfreien Inhalt:
Betreff mit “xxx”
Betreff mit “über 18″
Betreff mit “über 21″
Betreff mit “Erwachsene”
Betreff mit “Nur für Erwachsene”
Betreff mit “ab 18″
Betreff mit “18+”
Textkörper mit “über 18″
Textkörper mit “über 21″
Textkörper mit “müssen 18 sein”
Textkörper mit “Nur für Erwachsene”
Textkörper mit “Web für Erwachsene”
Textkörper mit “müssen 21 sein”
Textkörper mit “Erwachsene”
Textkörper mit “18+”
Betreff mit “erotisch”
Betreff mit “Erwachsene”
Betreff mit ” Sex”
Textkörper mit “xxx”
Textkörper mit “xxx!”
Betreff mit “kostenlos” UND Betreff mit “erwachsen”
Betreff mit “kostenlos” UND Betreff mit “Sex”

Quelle: Microsoft Junk-E-Mail-Filter – Info